一套高效的文件分类整理方法

这是我从开始接触电脑到现在，通过不断的学习和摸索形成的一套适合自己的文件分类整理方法，每个人的情况会有所差异，不一定适合所有人，发布出来是希望与各位朋友取长补短，欢迎留下评论。

本文修改于2024年5月29日，随着时间推移会不断的有新的想法，如果你参考我的方法进行文件分类整理，按照修改时间查看第五章节本文修改记录。

用到的工具：

1. 桌面助手(哪家都行，基本都有基本的文件夹映射功能，推荐酷呆桌面)
2. DTE (文件夹标签工具) 下载地址
3. Everything (文件搜索工具)

一、文件分类目的

从接触电脑起，就喜欢把重要的事情通过电脑进行记录，因为我觉得电脑能让我快速的找到我想要的信息，特别是进入智能手机时代，让这种信息检索更加便捷。

比如：把各种说明书全部做扫描成电子档，然后将纸质说明书丢弃，既节省家庭收纳时间，又达到快速查找的目的；把各种会议纪要，来往文件做成电子档，需要时手机随手查询，随时了解当时的会议决议，函件内容等。

一开始，我只是简单的通过文件夹归类，随着文件越来越多，查找文件愈发困难，于是开始研究如何更科学地管理文件，把文件分门别类整理好。

但有时候文件仅仅是分类好了，看起来是不乱了，文件夹一层套一层，导致很多文件从此就消失在视野了，从此就被遗忘了，同时还会因为不知道某些文件到底应该放哪个文件夹而焦虑，于是在每一次“暂时放这”的摆烂时刻，让文件整理工作又陷入了一片混乱。

所以，我认为一套好的文件分类整理方法，要实现目录层级少，文件查找快，在只有模糊记忆的情况下，通过多维度的分类方法，快速筛选出最少的文件列表，减少具体文件的翻阅次数，迅速的找到尘封已久的文件。

比如：在2023年5月1日的XXX会议纪要中，会议议定某事的处理方式，而在2024年5月7日的会议纪要中，因为某些原因去年的会议安排没有落实，这次又对这件事情的处理方式进行了研究和部署。

像这种时间跨度很长，中间过程文件繁多的事情，你会有两种文件查找需求：一是直接查看最终结果，二是需要对整个过程时间线进行梳理，对何时修改了什么决议，谁做的决定，都需要详尽说明的情况。

针对上述场景，当你想查询这件事情的相关文件时，你不一定能记清楚你当时归类的文件名，你最快捷的方式只有两种，一是按照时间归类的文件目录，二是按照内容归类的文件目录。

那么当他是一份会议纪要时，里边有十个议题时，按照时间你只需要一个目录，按照内容，你需要建立十个目录，会占用更多的硬盘空间，需要更多的时间进行分类整理。

针对这个问题，我们要用第三方工具，实现文件标签功能。这样我们通过文件标签来标注文件内容分类，解决按内容分类时文件多次重复存放的问题，最终实现文件夹层级少，查找效率高的目的。

二、文件命名方法

1.文件夹命令规则

每一层的文件夹都按照 两位数数字+空格+文件夹名的方式命名，如下：

• 01 待办事项
• 02 工作文件
• 03 个人文件
• 04 学习资料
• 05 程序源码
• 06 设计素材
• 07 应用软件

这样好处有：

(1)有了这个前缀，文件夹就不再是按首字母顺序排了，而是你的编号来排，这样就可以人为固定文件夹的顺序，也不会因为插入新的文件夹而打乱顺序了。

(2)经常使用能凭借记忆惯性，一眼就能通过编号快速的打开文件所在目录，每次进去时就不用找半天了。

(3)这个前缀长度是固定的，所有的文件夹视觉上非常整齐而统一，不因为因为文件夹名字长短不一而产生混乱感。

其实使用下划线替代空格更加规整，因为在中文输入法状态下输入下划线不方便，所以我用了空格隔开，如果是你文件夹是英文名，建议采用下划线的方式。

注意：数字排序最好不要超过20，过长会导致查找效率降低。

2.文件命名规则

统一时间格式

归类时间 YYMMDD

示例：20240507

撰写时间格式 YYMMDD-hhmm

示例：20240507-1503

(1)对于正式刊印的文件

文件归类时间或文件刊印时间+空格+文件名

这样可以固定按时间排序，且一目了然的知道文件时间。

(2)对于撰写中的文件

文件名+空格+作者+撰写时间

这样可以区分不同的文件版本

比如：在自己创建文件时，加上时间后缀，发给别人修改后传回来，又加上作者名字和最新的时间后缀，这样方便识别和追溯。

3.文件夹嵌套规则

很多人一开始会进入一个误区，就是竭尽所能的把文件分类细分再细分，子文件嵌套层级过多，导致在查找文件时，要多次点击，非常麻烦，所以建议一般以三层到四层为佳。

那么，怎么减少层级呢？我采取的方法是：

取消嵌套文件夹，直接把所有子文件夹放到外面来。

我以程序源码举例，比如：

将下面这种嵌套子文件夹的分类方式

• 01 PHP源码 >01 WordPress
• 01 PHP源码 >02 typecho
• 02 Java源码 >01 Halo
• 02 Java源码 >02 O2OA

修改为

• 01-01 PHP源码 WordPress
• 01-01 PHP源码 typecho
• 02-01 Java源码 Halo
• 02-01 Java源码 O2OA

前缀的第二个的数字来实现大类里的内部排序，如果你想要谁排在前面就修改它的序号即可。

通过这种敞开式的方法，所有文件夹都是在最外层，一目了然，位置也是固定的，找起来也非常方便。

三、文件标签工具

这里需要使用第三方软件来实现给文件打标签的功能，这类软件有很多，实现的方式各不一样，但目的都是一样的，就是减少使用文件夹来进行分类，进而在不降低查找效率的情况下，减少重复文件和嵌套层级。

这里我使用DTE，其他软件我就不多介绍了，我认为目前DTE这个软件是最好的选择，因为好用且免费。

先简单介绍下这个软件，Document TagExplorer 简称 DTE ，是一款给文件和文件夹打标签、写备注，方便对文件进行无感分类和检索的软件，目前只支持windows平台（win7及以上）。

图片

DTE给文件或文件夹打标签有三种方式：

(1)数据流模式

文件标签储存于NTFS磁盘格式特性的附加数据流中，文件夹标签数据存放于该文件夹下的desktop.ini文件中。

优点：文件标签存放于数据流中，没有额外文件。

缺点：仅适用于NTFS磁盘格式，如果你适用网盘同步或者用非NTFS硬盘拷贝，文件标签会丢失。所以无法实现多端同步的目的，搜索标签必须在DTE软件上操作。

(2)Ion/Mem文件模式

文件和文件夹标签写入同一层级的descript.ion文件中，文件备注信息写入同一层级的descript.mem文件中。

优点：支持多端备份同步。

缺点：文件标签修改和搜索标签时必须在DTE上操作，才会自动更新标签数据文件，多端同步时需将数据文件一起更新。

(3)文件名模式

通过在文件名上添加标签

文件名-TE[#标签1#标签2#标签3]

优点：支持多端备份同步，且在搜索标签时可以不需要打开DTE软件。

缺点：在不开启长文件名的情况下，各类系统文件名最大长度基本都是255个字符，既汉字222个。

但是参考一般文件格式

时间前缀6个字符+空格1个字符+常规文件名约60个字符+-TE[#标签1#标签2#标签3]

留给标签的字符长度还有189字符，汉字94个，我认为用于文件名标签是足够了。

综合以上三种模式，我认为采用文件名模式最适合多端同步的需求，因为我的分类方式基本用不上文件夹标签功能，只用到文件标签功能。

具体使用方法可以去DTE软件网站 查看。

四、文件分类方法

文件夹命名分类是将文件分为工作、生活、爱好等大方向的分类，简称按类型分类，文件标签分类是将文件按照事件专题、文件所属单位等等进行分类，简称按内容分类。

这样可以实现在模糊的记忆下，通过两个不同的分类维度提示，掀起更多的文件回忆，从而大大缩小索引范围，查找到已经尘封在记忆角落的文件。

注意：我个人是因为考虑多端同步，比如我可以将按收文单位分类，采用文件夹标签的方式分类，但是为了方便手机上查看，这个分类我还是采用文件夹分类。每个人需求不一样，根据个人使用场景，选择适用自己的分类方法。

1.文件夹命名分类

文件夹命名分类的关键点就是把文件按类型和时间上进行分类，目录层级示例：

不需要按照时间查找的目录结构

工作 > 项目 > 合同文件 > 招标

需要按照时间归类的来往文件目录结构

工作 > 项目 > 来往文件 > 年份 > 月份

要分年份和月份的目的是，我们可以进入年份目录或者月份目录进行整个目录搜索，实现按照年份或月份的文件搜索，同时也能便于归类。

下面我采用我在实践中的分类方法来讲解：

(1)主分类

按照工作、生活、爱好三个维度进行分类。

我的分类示例：

• 01 待办事项
• 02 工作文件
• 03 个人文件
• 04 学习资料
• 05 程序源码
• 06 设计素材
• 07 应用软件

(2)二级分类

根据个人需要进行二级、三级、四级分类，尽量不要超过四级，否则效率极低，另外可以通过桌面助手之类的软件，建立桌面文件夹映射，在桌面上就直接显示出二级分类文件夹，减少嵌套文件夹点击次数，提高效率。

我的二级分类示例：

01 待办事项

该文件夹存放尚未办理完成的文件，按照文件的重要性，加上数字前缀进行排列。

比如：今天收到一个“关于XXX的通知”，需要明天就回复，就按照重要程度加上数字前缀。

建立01 关于XXX的通知文件夹，相关文件和要回复内容存放下边，完成后按照文件命名规则重命名并按照分类归档至 02 工作文件文件夹目录中。

建立待办文件目录有个好处，在你有些事情没有办结的时候，你的文件排序是不规整的，达不到归档的效果，同时，也能方便近期查阅。

02 工作文件

按照项目分类示例：

• 01 合同文件
• 02 来往文件
• 03 汇报材料
• 04 影像资料
• 05 等等….

当这个项目完结后，将文件存放至20 存档资料文件夹。

如果有多个项目同时进行，就将项目分类放在三级目录。

项目分类下 合同文件这类可以按照类别排序。来往文件就按照时间分类比如年份/月份文件夹，再标记上文件标签。

按单位分类要采用文件夹分类，不要用文件标签，因为考虑多端查询场景。

有时候为了方便归类，不得不列更多层级，那么可以采用桌面助手映射一些常用的文件夹来减少打开层级。

2、文件标签分类

文件标签分类主要是先建立好自己文件内容分类体系，按内容进行分类查找。

我的按照重要性、文件类型、内容专题进行分类，如下：

• 重要程度\SSS
• 重要程度\SS
• 重要程度\S
• 文件类型\会议纪要
• 文件类型\会议通知
• 文件类型\规章制度
• 文件类型\汇报总结
• 文件类型\成立文件

重要程度

这个标签对于我来说，主要是标记一些比较重要的文件，比如这个文件所述事情很重要，它记录一个当时会议做了一个可能有一定风险的决策，你认为很可能很久以后会有用，但是至于多久用得着，你以后还记不记得起来有这么一个文件，都是个问题，所以有必要对一些重要得文件按照重要程度进行分类，有时间的时候筛选出来看看。

注意重要程度的等级不宜过多，要不然你每次分类的时候都要费劲思考该文件的重要程度应该分第几级，个人认为三级就可以了。

文件类型

这个标签是为了保持文件归纳始终采用时间轴归纳方式，这种方式最简单高效，分类时不用占用太多时间。

比如你收到一个文件，直接按照时间顺序放在对应的文件夹就行了，如果有时间再用用文件标签对文件类型进行分类，这样既方便归纳又能按照文件类型筛选。

五、善用桌面助手

利用桌面助手映射文件夹减少打开层级。如下图：

六、其他工具推荐

如果你刚开始采用本方法整理你的文件，你可能需要重复文件查询工具

俄罗斯的Duplicate Files Search & Link 有中文
http://malich.ru/duplicate_searcher

不好用？更多查重软件请看这个帖子：https://meta.appinn.net/t/topic/52330

七、本文修改记录

写这一章节是为了记录自己在探索文件分类整理体系过程中，做了哪些变化，这样变化是为什么，避免时间长了，都想不起来这么做是为什么。